I en verden, hvor digitalisering spiller en stadig større rolle, har Haderslev Kommune taget et stort skridt fremad ved at implementere Byggeprojekt.dks digitale udbudsportal. Jonas Larsen fra Haderslev Kommunes ejendom- og anlægsafdeling deler sine erfaringer med denne forandring, og hvordan det har forbedret kommunens arbejdsprocesser. Han har været bruger af Byggeprojekt.dk de sidste 4 år, og de bruger platformen til at udbyde opgaver, både store og små, hvilket har givet dem en central platform til at samle og administrere alle projekter.
Før digitaliseringen blev udbud og kommunikation omkring projekter håndteret via e-mail og fællesmapper. Dette skabte ofte udfordringer med store filstørrelser, hvilket resulterede i ineffektiv filhåndtering. Der var også problemer med at holde styr på kommunikationen og opdateringer, da alt var spredt ud over flere e-mails, mapper og lign. Den manglende centralisering af information gjorde det svært at sikre, at alle relevante parter havde adgang til de nødvendige oplysninger på samme tid.
"Før vi fik denne løsning gjorde vi det per mail. Den løsning gjorde, at vi tit kom i clinch med Outlook eller mail, da man ikke kan sende så store data. Så skal man til at lave en masse work-arounds, enten via WeTransfer apps eller lignende for at kunne for at kunne vedhæfte de her filer.
Der er en udbudsportal hos Byggeprojekt.dk en kæmpe fordel, for der kan man uploade, og sende links ud."
Implementeringen af Byggeprojekt.dk har ført til markante forbedringer. En af de største fordele er den omfattende dokumentation og sporbarhed, hvilket har gjort det muligt for Haderslev Kommune at sikre, at alle relevante data og kommunikation vedrørende byggeprojekter er præcist dokumenteret og let tilgængeligt. De kan spore og verificere, hvornår opgaver er blevet tildelt, udført og afsluttet. Dette har ikke kun bidraget til at forhindre tvister og misforståelser, men har også øget gennemsigtigheden og effektiviteten i hele udbudsprocessen.
Med denne omfattende dokumentation har kommunen et solidt grundlag for at overholde tidsplaner, evaluere ydeevne og håndtere eventuelle uoverensstemmelser på en struktureret og retfærdig måde. Derfor er denne funktion af afgørende betydning for at sikre en problemfri og vellykket gennemførelse af byggeprojekter i Haderslev Kommune.
"Den største positive funktion man har, er at man kan dokumentere alt. Man kan dokumentere at de udførende modtager deres ting, og de får det til tiden, og at der ikke kommer nogle tvister omkring det. Det er vigtigt at have denne funktion, ikke mindst for at kunne overholde tidsplaner. Men også at vi kan dokumentere hvornår de har haft materialet tilgængeligt, og for at kunne begynde udregning af tilbud. Og rent intuitivt, er det her også min favorit"
Haderslev Kommunes erfaring med Byggeprojekt.dk viser, hvordan digitalisering kan revolutionere og effektivisere arbejdsprocesser. Med fortsatte forbedringer og nye funktioner ser fremtidens projekter ud for kommunens ejendoms- og anlægsafdeling gode ud.
"Det er dokumentationen og at vi har det hele samlet ét sted, i stedet for at sende mails rundt med materialet der skal udbydes. Vi kan se om de har været inde og hente materialet, om de har fået det, læst det og åbnet det og så videre. Det giver stor værdi for mig at vide, om de har fået de her ting at vide."
Jonas Cassius Larsen
Bygningskonsulent, Trafik, anlæg og ejendomme
