Da den nye udbudslov trådte i kraft 1. januar i 2016, blev udbudsformen udbud med forhandling tilføjet.
”Udbud med forhandling er en relativt ny udbudsform, som de offentlige bygherrer kan tage i brug, når det giver værdi at have yderligere dialog i udbudsprocessen med de bydende parter og dermed komme tættere på det reelle behov”, forklarer Henrik L. Bang, direktør i Bygherreforeningen.
I modsætning til det mere almindelige såkaldte ’begrænset udbud’, hvor parterne alle afleverer tilbud samtidigt, og der så kåres en vinder, indebærer udbud med forhandling, at alle de bydende parter inviteres tilbage til en forhandling. Her gennemgår bygherre tilbuddet og pointerer, hvor det kan blive bedre.
Det er denne forhandling, som i større projekter hidtil har voldt problemer ved et digitalt udbud.
Er der for eksempel fire bydende parter, kan forhandlingerne ved store projekter sagtens være så omfattende, at de må lægges hen over fire arbejdsdage. Efter forhandlingerne får de bydende parter så typisk igen et antal uger til at arbejde deres tilbud igennem og fremsende et revideret tilbud. På grund af forhandlingerne kommer de bydende til at aflevere de reviderede tilbud forskudt af hinanden, men den proces må ikke resultere i en fordel for nogen af de bydende.
Derfor har udfordringen ved digitale udbud med forhandling været at konstruere et system, der kunne garantere, at alle var lige stillet ved at ingen kunne tilgå tilbuddene, før alle bud var inde.
Selv om digitale udbud først bliver et krav i 2018, insisterer Metroselskabet og Hovedstadens Letbane på at være på forkant med udviklingen. Da den nye udbudslov og det nye forsyningsvirksomhedsdirektiv trådte i kraft 1. januar i år (2016), gik man derfor i gang med at undersøge markedet for en teknisk løsning, som kunne håndtere udfordringerne med at garantere en lige behandling af alle parter ved digitalt udbud med forhandling af store projekter.
”Alle parter skal kunne stole 100 % på, at de, der havde forhandling til sidst og derfor afleverer til sidst, ikke får nogen fordel heraf. I de dage, hvor de første tilbud tikker ind, skal alle have en garanti for, at de ligger et sikkert sted, hvor ingen har adgang til dem”, fortæller Carsten Larsen, Senior Procurement Manager i Metroselskabet og Hovedstadens Letbane.
”Derfor kræver udbud med forhandling et ganske særligt projektweb, som kan understøtte denne proces og de omstændigheder”, fortsætter han.
Løsningen for Metroselskabet og Hovedstadens Letbane blev et system udviklet af Byggeprojekt.dk i tæt dialog mellem parterne.
”Det er først og fremmest den mest elegante og enkle løsning, og så har det en god funktionalitet”, siger Carsten Larsen.
Hos Byggeprojekt.dk er man utrolig glad og stolt over at være blevet valgt til den ansvarsfulde opgave:
”Forhandlingerne skaber bedre og billigere projekter, og det er jo særligt rart, når det for eksempel gælder store, vigtige offentlige byggerier. Så vi er rigtig glade for, at Metroselskabet og Hovedstadens Letbane har valgt os til at stå på mål for, at alting går korrekt for sig”, siger Thomas Bøgh, direktør i Byggeprojekt.dk.
Hos Bygherreforeningen er man positive over for systemer udviklet i tæt dialog mellem markedet og udbydere:
”Vi ved, at bygherrerne kan blive bedre til at håndtere forskellige former for udbudsprocesser, så alle teknologier eller hjælpemidler, som kan hjælpe dem på vej, hilser vi velkomne. Det er med til at understøtte det gode købmandskab og sikre en øget værdi tilbage til samfundet”, siger Henrik L. Bang, direktør i Bygherreforeningen.
Metroselskabet og Hovedstadens Letbane har netop taget systemet i brug ved udbud på metrostrækningen til Sydhavnen samt Letbanen langs Ring 3, som begge gik i udbud i oktober måned. Endvidere anvendes systemet til udbud af driften på den eksisterende metro i København, som skal genudbydes inden årets udgang.
Systemet anvendes desuden også på mindre udbud med forhandling i forbindelse med Cityringen, og for disse udbud håndteres tillige prækvalifikationsfasen med systemet.
