Heldigvis er der en række foranstaltninger, du kan tage – uanset om du befinder dig som afsender eller modtager.
Frygten for at gå glip af vigtige oplysninger i et byggeprojekt skaber nemt en situation, hvor alle overinformerer hinanden. Men selv om det naturligvis er vigtigt – ikke mindst i forhold til risikostyring – at man har styr på de nyeste informationer, så er det også vigtigt at udvise hensyn og ikke ’tæppebombe’ samarbejdspartnere med notifikationer om alt vedrørende projektet.
I Byggeprojekts projektweb har vi gjort det nemt at overskue, hvilke opdateringer der vil udløse en notifikation. Det er nemlig markeret i menuen med et lille klokke-symbol. Desuden har vi lavet denne lille liste af gode råd til dig omkring indstillinger af notifikationer.
Den vigtigste huskeregel er at gøre det til en vane, når du sætter systemet op, altid lige at overveje, hvilke informationer dine forskellige samarbejdspartnere på projektet har brug for? En underentreprenør, der kun arbejder med VVS-opgaver, har fx næppe brug for at informeres om valg af tegl, ligesom en elektriker næppe har gavn af opdateringer om grundvandssænkning og kotering af terræn. Jo mere præcist du udvælger relevante projekter, mapper og filer for hver enkelt partner, desto mindre ’information overload’ kommer alle på projektet til at lide af.
Det er altid en god idé ved starten af et samarbejde at tage en hurtig dialog med modtagerne, som skal have dine notifikationer. En kort snak vil ofte give dig et langt bedre indtryk af, hvad der er relevant for dem at modtage notifikationer om og hvornår.
Det er sundt med jævne mellemrum lige at kigge indstillingerne i projektwebben igennem; får alle de informationer, de har brug for – hverken mere eller mindre? Hvis du sætter indstillingerne i udbudsfasen, bør du som minimum give dem et eftersyn, når I går over til projektering og igen senere, når I går i gang med udførelsen. På store projekter bør du under udførelsen kigge indstillingerne igennem en gang hver 6. måned.
Byggeprojekt.dk giver mulighed for, at du kan uploade forskellige filer i flere mapper og formater i én samlet proces – som derfor også kun resulterer i én notifikation til modtagerne.
I Byggeprojekts projektweb har du også mulighed for at markere en enkelt notifikation som ”vigtig” eller for at sende en besked sammen med notifikationen. Det giver dig mulighed for at højne informationsniveauet eller at præcisere hvem i en større modtagergruppe, der skal være særligt opmærksomme på lige netop denne notifikation. Det gør det lettere for dine modtagere at skelne mellem ”nu er der nyt” og ”nu er der afgørende nyt” og mindre stressende for alle.
I Byggeprojekts projektweb har du som modtager altid mulighed for at definere, hvornår du personligt ønsker eller ikke ønsker at blive notificeret. Dette kan du gøre på flere forskellige niveauer: projektniveau, mappeniveau og filniveau, så du altid kun får den information, der er relevant for dig.
Hvis du alligevel føler, at du modtager alt for mange irrelevante notifikationer, og du har vanskeligt ved at gennemskue, hvilke du med ro i maven kan afmelde, så tal med den eller de samarbejdspartnere, som du modtager notifikationer fra. Ofte vil du opdage, at de måske har sat deres indstillinger meget bredt for netop at give dig muligheden for enten at have det store overblik eller selv at snævne modtagelsen ind. Sammen kan I igennem dialog vælge den bedste løsning, så du får præcis de notifikationer, du har brug for.
Sæt indstillinger for hvilke tidsrum, du ønsker at modtage notifikationer. På den måde kan du lettere holde fri om aftenen eller i weekenden uden at blive forstyrret – uanset hvornår dine samarbejdspartnere går ind og reviderer eller tilføjer noget.
Husk dog altid på, at det er modtageren, som er ansvarlig for at kende den seneste information og for at anvende de nyeste, relevante versioner og revisioner, projektwebben indeholder.
Og så det måske vigtigste råd: Er du i tvivl om, hvordan du bedst sætter notifikationsindstillingerne i Byggeprojekts projektweb, er vores support aldrig mere end et telefonopkald væk på +45 71 74 74 41.
